Dataskyddsbeskrivning
Vi förbinder oss att respektera integritets- och dataskyddet. Vi behandlar personuppgifter ansvarsfullt inom de ramar som personuppgiftslagen uppställer.
1. Den personuppgiftsansvarige:
Håll Skärgården Ren – Pidä Saaristo Siistinä rf (nedan HSR rf), Slottsgatan 16, 20100 Åbo, tfn 02 274 5500, info@pssry.fi
2. Kontaktperson i registerärenden:
Linda Fagerström, Slottsgatan 16, 20100 Åbo, tfn 02 274 5500, info@pssry.fi
3. Ändamålet för behandlingen av personuppgifterna
Syftet med HSR rf:s behandling av personuppgifter är att sköta de skyldigheter och uppgifter som medlems- och intressentgruppsrelationer eller andra därmed jämförbara relationer, såsom med donatorer, ger upphov till, att hålla kontakten med medlemmar och intressentgrupper samt marknadsföring.
Kontakt- och medlemsinformation samlas in för skötsel av medlemsärenden, informering och fakturering. Utgående från uppgifterna kan sammanställas statistik, där enskilda medlemmar inte kan identifieras. Informationen i medlemsregistret behandlas med hjälp av en elektronisk medlemsregistertjänst (CRM Service Oy) och uppgifterna sparas därför på tjänsteleverantörens servrar. I samband med anmälningar till evenemang behandlas personuppgifter i tjänsten Lyyti.
4. Insamling av personuppgifter och regelmässiga källor
HSR rf samlar direkt in personuppgifter i följande sammanhang:
– när du besöker vår webbsida
– när du beställer HSR rf:s nyhetsbrev eller annat material
– när du gör en donation till HSR rf
– när du sänder respons till HSR rf eller annars är i kontakt per e-post responsblankett eller brev,
– när du besvarar HSR rf:s enkäter
– när du anmäler dig till eller deltar i evenemang, kampanjer och frivilligverksamhet som HSR rf anordnar
– när du deltar i tävlingar och utlottningar
Personuppgiftsregistret innehåller följande uppgifter:
– Fullständigt namn och kontaktuppgifter (såsom postadress, e-postadress, telefonnummer och land)
– identifieringsuppgifter (såsom kön och födelseår, frivilliga)
Vi samlar in uppgifter som är nödvändiga för att sköta våra medlems- och intressentgruppsrelationer (såsom kontaktsätt, vattenområde, medlemsnummer, modersmål, mottagande av nyhetsbrev, donations- och betalningsuppgifter, bankkontonummer samt övriga uppgifter som är nödvändiga för uträttandet av ärenden). Uppgifterna som registreras i personregistret fås genom personens egen anmälan och/eller via medlemsanslutningsblanketten som medlemmen fyllt i eller via någon annan kommunikationskanal.
När du uppger uppgifter som gäller andra än dig själv försäkrar du att du har rätt att anmäla dessa uppgifter.
5. Lagring av personuppgifter
De uppgifter som samlats in i personuppgiftsdatabasen sparas bara så länge som kan anses nödvändigt med tanke på de ändamål som fastställts för behandlingen av personuppgifterna. HSR rf fastställer tidsramar och praxis för avlägsnandet av uppgifterna samt ser till att föråldrade och onödiga uppgifter stryks.
6. Utlämnande av uppgifter
Uppgifterna som sparats i registret utlämnas inte regelmässigt till någon utanför föreningen, inte heller utanför EU eller EES.
Vi kan överlämna personuppgifterna till tredje parter som behandlar personuppgifter för vår räkning med stöd av det uppdrag vi gett. Dessa tredje parter får inte använda personuppgifterna för något annat ändamål än för att producera den tjänst vi har kommit överens om, t.ex. utskick av medlemspost. När vi anlitar underleverantörer ser vi på lämpligt sätt till att uppgifterna behandlas i enlighet med dataskyddsbeskrivningen.
7. Principerna för skyddet och behandlingen av personuppgifter
HSR rf iakttar god informationsförvaltningssed samt den aktsamhetsplikt och kravet på skydd som lagstiftningen ställer.
Personuppgifterna förvaras som konfidentiella och användarna av medlemsregistret är bundna av tystnadsplikt. Det elektroniska medlemsregistret finns på en lösenordsskyddad server. HSR rf och CRM Service Oy gör sitt bästa för att bevara datasäkerheten.
HSR rf begränsar dessutom kretsen av personer som behandlar personuppgifter så att det enbart är de av HSR rf:s och samarbetspartnernas anställda som med tanke på sina arbetsuppgifter behöver kunna behandla personuppgifter som har tillgång till dem.
8. Granskningsrätt och rätt att korrigera uppgifterna
En person upptagen i registret kan kontrollera vilka uppgifter som finns registrerade om honom/henne i föreningens medlemsregister eller att registret inte innehåller uppgifter om honom/henne. Begäran om granskning av uppgifterna riktas skriftligt till den person som är ansvarig för registerärenden.
Man har rätt att kräva att en felaktig uppgift korrigeras. Begäran riktas skriftligt till den person som är ansvarig för registerärenden.
